Wskazówki organizacyjno - programowe na walne zebrania  sprawozdawcze w Ochotniczych Strażach Pożarnych woj. mazowieckiego w 2024 r.

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności OSP r., oraz sprawozdania z działalności komisji rewizyjnej OSP,
• zatwierdzenie sprawozdania finansowego OSP;
• udzielenie absolutorium zarządowi OSP na wniosek komisji  rewizyjnej,         
• uchwalenie programu działania i budżetu  OSP na następny rok,
• podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych przekraczających zwykły zarząd,
• podejmowanie uchwał o zmianach statutu ( w przypadku  uchwalenia takich zmian  zarząd OSP, w terminie 7. dni, powinien złożyć wniosek o wpis zmian w statucie OSP do Krajowego Rejestru Sądowego. Postępowanie  w sprawie o wpis zmian w statucie OSP do KRS jest wolne od opłaty sądowej )  i rozwiązaniu OSP,
• ustalenie wysokości składki członkowskiej,
• nadawanie członkostwa honorowego,
• rozpatrywanie odwołań od decyzji zarządu OSP,
• podejmowanie uchwał w sprawach przedstawionych przez zarząd OSP.
• podejmowanie uchwał w sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia.

Postanowienia Walnego Zebrania powinny mieć charakter uchwał, które podejmowane są  zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz  zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów.  W przypadku braku frekwencji wymaganej do podjęcia uchwał zarząd OSP jest zobowiązany zwołać ponownie Walne Zebranie Sprawozdawcze Członków OSP przed upływem 14. dni.

Podstawowe cele Walnego Zebrania to:

• rzetelna ocena działalności OSP w zakończonym roku’
• dyskusja nad istotnymi dla straży problemami i przedstawienia pomysłów na jej rozwój, a w konsekwencji -  
• zaplanowanie działań na rok bieżący.

W oparciu o sprawozdanie finansowe należy przeprowadzić analizę dochodów i wydatków OSP pod kątem zapewnienia realizacji planu zadań statutowych. Działalność większości OSP zabezpieczana jest, przede  wszystkim, środkami finansowymi pochodzącymi z budżetu gminy, należy więc uważnie przeanalizować zwłaszcza potrzeby operacyjne, by stały się one podstawą do ubiegania się o stosowne wsparcie finansowe od władz  samorządu gminnego. Walne zebranie jest również odpowiednim forum do dyskusji nad istotnymi dla straży problemami i przedstawienia pomysłów na jej rozwój.

Wśród najważniejszych spraw dla przyszłości organizacji jest niewątpliwie przygotowanie następców w szeregach OSP.

Walne Zebrania powinny być okazją do oceny pracy z młodzieżą w szeregach MDP. Od tego czy w straży pojawi się aktywna młodzież zależeć będzie ciągłość  działania OSP. Dlatego też bardzo istotnymi dla przyszłości organizacji są kwestie, które powinny stanąć na Walnym Zebraniu:

• przedstawienia bieżącej sytuacji w MDP, przedyskutowania problemu ich rozwoju i aktywizacji tam, gdzie występują trudności w ich utrzymaniu.
• podjęcia inicjatywy utworzenia MDP, w tych OSP, gdzie one jeszcze nie działają.

Sprawozdawczość na potrzeby Związku OSP RP. 

Po odbyciu  Sprawozdawczego  Walnego  Zebrania  Członków  OSP   zarząd   OSP  sporządza dokumentację sprawozdawczą. Należy zaznaczyć, że sporządzenie dokumentów sprawozdawczych i przekazanie ich do właściwych organów oraz zamieszczenie w formie elektronicznej w „Systemie OSP” jest obowiązkiem każdej OSP będącej członkiem Związku OSP RP.

Niestety, obowiązek ten nie zawsze jest wypełniany rzetelnie, o czym można się przekonać weryfikując dane z „Systemu”. Jest to zjawisko negatywne, bowiem dane są wykorzystywane w działalności Związku, jak również instytucji państwowych. W oparciu o te dane powstają analizy, raporty o stanie ochotniczego pożarnictwa, wyposażeniu, finansowaniu, potrzebach, czy zakresie działania naszej organizacji.

Wypełniamy „Druki  na Walne Zebrania”, które znajdują się na stronie Związku OSP RP: www.zosprp.pl, w następujący sposób:  

• Protokół walnego zebrania wypełnia się w 3 egzemplarzach,  z czego 2 przekazuje się do zarządu Oddziału Gminnego / równorzędnego ZOSP RP.
• Sprawozdanie z działalności  OSP wypełnia się w 3 egzemplarzach – jest to załącznik do protokołu.
• Sprawozdanie finansowe i plan finansowy OSP wypełnia się w 3 egzemplarzach jako załącznik do protokołu.
• Plan działalności  OSP sporządzamy w 2 egz.
• Sprawozdanie z działalności komisji rewizyjnej OSP sporządza się w 1 egz.
• Raport ochotniczej straży pożarnej sporządza się w 2 egzemplarzach. Jeden należy przekazać prezesowi  zarządu Oddziału Gminnego /równorzędnego ZOSP RP.

 Zaleca się, aby raport został wprowadzony do programu  „System OSP” w formie elektronicznej  do dnia 30 kwietnia 2024 r. Jeżeli w terminie wprowadzania informacji do „Systemu OSP” nie odbyło się jeszcze walne, to OSP wprowadza posiadane informacje, a później je uzupełnia, jeżeli wynik walnego miał wpływ na konieczność dokonania zmian w „Systemie”. „System OSP” dostępny jest pod adresem: www.osp.org.pl lub www.zosprp.pl w zakładce „System OSP”.            

Po przeprowadzeniu na terenie gminy walnych zebrań we wszystkich OSP, każdy Zarząd Oddziału Gminnego ZOSP RP w terminie dwóch tygodni po zakończeniu zebrań – powinien przekazać do Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP „Informację  zbiorczą z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych OSP” na terenie gminy wraz z protokołami walnych zebrań- generowaną również w Systemie OSP. Zarządy Oddziałów Powiatowych sporządzają „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań na terenie powiatu”. Informacje te  należy wprowadzić do „Systemu OSP”, podobnie jak Raporty OSP. 

Obowiązki OSP w zakresie sprawozdawczości finansowej.

Wszystkie zarejestrowane Ochotnicze Straże Pożarne są zobowiązane do prowadzenia księgowości, nawet wtedy, gdy jedyny ich przychód to składki członkowskie. Właściwym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestracja wydarzeń finansowych przy zachowaniu obowiązujących przepisów, której efektem jest przejrzysty obraz działalności i finansów OSP. Obraz taki ważny jest dla wiedzy samej jednostki oraz dla osób ją tworzących i zarządzających.

Rzetelne dane są niezbędne do spełnienia obowiązków sprawozdawczych. Podstawowymi są sporządzanie po każdym roku: sprawozdania finansowego i zeznania podatkowego. OSP mają możliwość wyboru jednej z dwóch metod prowadzenia księgowości: 

• pełna księgowość podporządkowująca się zasadom opisanym ustawą o rachunkowości (księgowość bez uproszczeń),
• księgowość podatkowa – księgowość stosowana w formie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK). opisanej w ustawie o pożytku publicznym i wolontariacie i specjalnym rozporządzeniu o sposobie prowadzenia takiej ewidencji.

OSP, która nie prowadzi pełnej księgowości, tylko uproszczoną, jest zwolniona z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego. Określenie „pełna księgowość” oznacza w rzeczywistości prowadzenie księgowości przez OSP, która nie zdecydowała się na uproszczoną ewidencję i stosuje przepisy z ustawy o rachunkowości.

Jednakże by skorzystać z możliwości prowadzenia UEPiK trzeba spełnić warunki określone w art. 10 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie tj.:

• przychody w poprzednim roku nie mogą być wyższe niż 100 tys. złotych,
• organizacja nie może mieć statusu OPP,
• organizacja nie może prowadzić działalności gospodarczej,
• osiągane przez jednostkę przychody dotyczą tylko nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego, sprzedaży, najmu  składników majątkowych oraz odsetek pieniężnych i lokat.
• Decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów podejmuje organ zatwierdzający tj. walne zebranie członków (wzc).  Jeśli OSP spełnia warunki i decyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów i ma ku temu prawomocne umocowanie wzc, to zawiadamia o swoim wyborze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienie to może mieć miejsce i wówczas jest ważne, gdy dokonuje się w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Raz złożone zawiadomienie dotyczy także lat następnych, co oznacza, że organizacja nie musi zawiadomienia tego składać co roku. W przypadku zmiany woli lub utraty przesłanek do stosowania uproszczenia odwołanie decyzji zgłasza w terminie do 14 dni po zakończeniu roku poprzedzającego zmianę.

Zatem jeżeli dotychczas jednostka OSP  prowadziła pełną księgowość  a nosi się z zamiarem przejścia na ewidencję uproszczoną, bo spełnia warunki brzegowe jw., to wówczas winna zorganizować wzc, na którym zostanie podjęta właściwa uchwała (wzór uchwały na stronie Związku OSP RP), w terminie na tyle poprzedzającym  31.01.2024, żeby decyzję móc dogodnie dostarczyć do US w styczniu. Przekazanie jej z opóźnieniem oznacza utratę prawa do stosowania księgowości uproszczonej w bieżącym roku.

Sporządzanie corocznego sprawozdania finansowego to obowiązek wszystkich OSP prowadzących pełną księgowość – niezależnie od tego, czy prowadzą wyłącznie działalność statutową,  czy również działalność gospodarczą i nawet wtedy, gdy w poprzednim roku nie prowadziły działalności.

Sprawozdanie finansowe to uporządkowana informacja o majątku OSP w danym roku. Zasady sporządzania, podpisywania, składania sprawozdań wraz z terminami określa ustawa o rachunkowości. Wskazuje również specjalny wzór sprawozdania finansowego, dedykowany organizacjom pozarządowym, określony w załączniku nr 6 do ustawy (choć organizacje mogą też stosować ogólny wzór – z załącznika nr 1).

Na sprawozdanie finansowe OSP składają się :

• Wprowadzenie do sprawozdania finansowego.
• Bilans,
• Rachunek zysków i strat,
• Informacja dodatkowa,

Bilans i Rachunek zysków i strat proponuje prezentację danych liczbowych opisujących zdarzenia gospodarcze minionego roku obrotowego i kondycję ekonomiczną OSP na ostatni dzień roku w określonym ustawą porządku. Bilans podaje stan majątku  OSP i jego źródła finansowania, a prezentacja przychodów i kosztów statutowych odbywa się w 3-ech blokach – działalność pożytku publicznego- nieodpłatna i odpłatna oraz pozostała działalność statutowa.

 Natomiast wprowadzenie do sprawozdania finansowego i informacja dodatkowa to część opisowa sprawozdania, stanowiąca komentarz do danych liczbowych.

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości obejmuje :

1) nazwę, siedzibę i adres oraz numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji;

2) wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony;

3) wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym;

4) wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności;

5) omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.

Informacja dodatkowa według załącznika nr 6 powinna zawierać :

1) informacje o wszelkich zobowiązaniach finansowych, w tym z tytułu dłużnych instrumentów finansowych, gwarancji i poręczeń lub zobowiązań warunkowych nieuwzględnionych w bilansie, ze wskazaniem charakteru i formy wierzytelności zabezpieczonych rzeczowo;

2) informacje o kwotach zaliczek i kredytów udzielonych członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących, ze wskazaniem oprocentowania, głównych warunków oraz wszelkich kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych, a także zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdej kategorii;

3) uzupełniające dane o aktywach i pasywach;

4) informacje o strukturze zrealizowanych przychodów ze wskazaniem ich źródeł, w tym w szczególności informacje o przychodach wyodrębnionych zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz informacje o przychodach z tytułu składek członkowskich i dotacji pochodzących ze środków publicznych;

5) informacje o strukturze poniesionych kosztów;

6) dane o źródłach zwiększenia i sposobie wykorzystania funduszu statutowego;

7) dane na temat uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów z tytułu 1% podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sposobu wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych (jeżeli jednostka posiada status organizacji pożytku publicznego);

8) inne informacje niż wymienione w pkt 1-7, jeżeli mogłyby w istotny sposób wpłynąć na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki, w tym dodatkowe informacje i objaśnienia wymienione w załączniku nr 1 do ustawy, o ile mają zastosowanie do jednostki.

Podsumowując wymagania dotyczące sprawozdania finansowego OSP:

 

Termin sporządzenia i podpisania finansowego sprawozdania za 2023 r. wg ustawy o rachunkowości upływa 31 marca 2024r., musi on jednak poprzedzać termin właściwy do zwołania sprawozdawczego walnego zebrania członków OSP, które dokona zatwierdzenia SF 2023.

Warto jeszcze zaznaczyć, że istotnym jest, żeby wzc oprócz zatwierdzenia SF, podjęło również  uchwałę o zadysponowaniu nadwyżki finansowej, z przeznaczeniem na cele statutowe, co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego (na podstawie art. 17 ust 1 pkt 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zwolnienie z CIT dotyczy tylko tej części dochodów jednostek OSP, która jest przeznaczona i wydatkowana na cele statutowe).

CIT-8 to niezwykle ważna informacja (w języku urzędowym nazywana „zeznaniem”) o tym, jakie organizacja miała przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości OSP sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8.

Trzeba zaznaczyć, że niezależnie od wyboru sposobu prowadzenia  księgowości pełnej czy uproszczonej, obowiązkiem każdej  OSP jest wypełnienie i przekazanie do Urzędu Skarbowego deklaracji CIT-8 za rok podatkowy 2023  prawdopodobnie w 2024r. w  standardowym terminie tzn. nie później niż 31 marca 2024 r. (przez ostatnie cztery lata, wskutek wyjątkowych okoliczności rozporządzeniem Ministra Finansów, realizacja tego obowiązku była wydłużana o dodatkowe  3 miesiące). Co do zasady deklaracja CIT-8 winna być złożona za pomocą środków komunikacji elektronicznej opatrzonej  podpisem elektronicznym (póki co, tylko kwalifikowanym) osoby upoważnionej do reprezentacji OSP lub  upoważnionej przez OSP w US (druk UPL-1) do takiej czynności. Jednakże w określonych okolicznościach dopuszcza się dostarczenie zeznania CIT-8 do US w tradycyjnej wersji papierowej z ręcznym podpisem osoby sporządzającej deklarację i osób reprezentujących OSP. Możliwość ta dotyczy OSP, które osiągają wyłącznie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych (zg. art.17 ust.1 Ustawy o CIT) oraz nie były w 2023 r. płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu zatrudniania i nie składały z tej racji informacji PIT.

Na koniec w kontekście sprawozdawczości finansowej warto podkreślić informację o przywileju dla OSP, wprowadzonym ustawą z 17.12.2021r. o ochotniczych strażach pożarnych, która weszła w życie 1 stycznia 2022 r. Art. 35 ust. 4 tejże ustawy wskazuje, że na wniosek Zarządu OSP Gmina zobowiązana jest bezpłatnie prowadzić ewidencję majątku, księgowość i rachunkowość OSP.

Uchwała Zarządu Oddziału Wojewódzkiego ZOSP RP woj. mazowieckiego Nr 8/2023 z dnia 7 grudnia 2023 rok.